Uzaktan çalışan ekipler

Buluşmanın asıl işi

Dağınık bir ekip yılda bir ya da iki kez bir araya geliyor. O günün işi bilgi aktarmak değil; bilgi zaten her gün aktarılıyor. O günün işi insanların birbirini tanıması.

Buna rağmen çoğu buluşma gündemi sunumla doluyor. Sonuç şu oluyor: ekip bir gün boyunca aynı odada oturuyor ama kimse kimseyle konuşmuyor, çünkü herkes ekrana bakıyor.

Tek günlük bir buluşma kurgusu

1. Sabah, iki saat: sunum ve gündem. Kısa tutun, ayakta yapın, soruları sona bırakmayın.
2. Öğle, bir buçuk saat: birlikte yemek. Masaları karışık kurun, ekipler kendi aralarında oturmasın.
3. Öğleden sonra, üç saat: atölye. Günün ağırlık merkezi burası.
4. Akşam, isteğe bağlı: kalmak isteyenler için sofra. Katılım gönüllü olsun.

Bu kurguda ekip yaklaşık beş saati birbiriyle konuşarak geçiriyor. Sunum kısmı iki saatte bitiyor ve kimse eksik kaldığını hissetmiyor.

Format seçerken

Uzaktan çalışan ekiplerde katılımcı profili genelde çeşitli oluyor: farklı şehirler, farklı yaşlar, bazen farklı ülkeler. Bu durumda kapsayıcı bir format seçmek gerekiyor.

• Fiziksel efor isteyen formatlar riskli. Ekipte herkesin aynı kondisyonda olduğunu varsaymayın.
• Rekabetçi formatlar da riskli. Birbirini yeni tanıyan insanlar arasında rekabet gerginlik yaratıyor.
• Yan yana çalışılan formatlar en kapsayıcısı. Kimse sahneye çıkmıyor, herkes kendi hızında katılıyor.
• Yabancı katılımcı varsa dili baştan söyleyin. Türkçe ve İngilizce standart; başka bir dil gerekiyorsa önceden haber verin.

Sık yapılan hatalar

• Günü sunumla doldurmak. Uzaktan yapılabilecek her şeyi uzaktan yapın, o günü konuşmaya ayırın.
• Masaları departmana göre kurmak. Ekipler kendi aralarında oturunca buluşma amacını kaybediyor.
• Akşam programını zorunlu tutmak. Uzaktan gelenlerin yol planı var; katılım gönüllü olmalı.
• Tek bir uzun etkinlik koymak. Gün içinde iki farklı ritim olması yorgunluğu dağıtıyor.

Şehir dışından gelenler

İstanbul dışından gelen ekip üyeleri için programın öğleden sonra bitmesi önemli. Akşam uçuşuna yetişmek zorunda olan biri, günün son saatinde zaten oradan kopmuş oluyor.

Bir gece kalınacaksa atölyeyi ikinci güne koymak daha iyi çalışıyor. İlk gün yol yorgunluğu var, ikinci gün ekip açılmış oluyor.